mercoledì 30 aprile 2014

Email che funzionano: Come scrivere un email correttamente.

Cosa distingue un messaggio che funziona dalla pletora di spam e email inutili che riceviamo ogni giorno?

Un messaggio email funziona se e quando il destinatario:

1. lo distingue a vista d’occhio dallo spam, e quindi
2. lo apre con l’intenzione di leggerlo
3. ne comprende il significato e risponde di conseguenza (cioè inviando le informazioni e/o compiendo le azioni richieste da chi ha scritto.

L’ultimo punto presuppone il fatto che chi scrive si sia posto la domanda “Cosa voglio ottenere con questo messaggio?”, e abbia chiara in testa la risposta.

Spendere anche solo qualche secondo per mettere bene a fuoco cosa vogliamo ottenere ci aiuta a fare la prima cosa importante: scrivere un “oggetto del messaggio” che sia chiaro e comprensibile, e non assomigli a spam o a un mailing di massa.

L’oggetto del messaggio

Quindi se la regola numero zero della scrittura di email è quella di evitare di mandare messaggi senza oggetto (poche cose sono indisponenti quanto dover aprire un messaggio solo per capire di cosa parli…), vediamo come creare “oggetti efficaci” a seconda del nostro obiettivo.

Quando chiedete informazioni dite subito cosa volete sapere, evitando il generico “Richiesta informazioni”. Meglio specificare “Richiesta informazioni sui vostri corsi”, “Acquisto stampante laser – richiesta preventivo”.

Se mandate un invito non scrivete semplicemente “Invito”, ma spiegate subito cosa, dove e quando: “Invito a seminario su Enterprise 2.0, 12 aprile 2010, Ravenna”.
Quando segnalate un problema ricordate che una sintetica descrizione del tipo di problema (esempio: “Problema sulle caselle di posta”, “Problemi imprevisti nello sviluppo del modulo e-commerce”) aiuta chi riceve sia a valutare l’urgenza della cosa sia a decidere al volo se può gestirla direttamente o deve/può delegare la soluzione ad altri.

Quando inviate dei dati, invece di scrivere pigramente “Invio dati richiesti”, o addirittura “Dati”, specificate che si tratta di “Dati da mettere nella pagina CONTATTI del sito” o di “Dati per la fatturazione” o dei “Dati che mi hai chiesto per il report vendite” Se avete bisogno di aiuto e chiedete a qualcuno di contribuire a un progetto, partecipare a un’iniziativa, mandarvi dei materiali, non conviene indisporlo menando il can per l’aia… Con cortesia ma in modo assertivo arrivate subito al punto: “Puoi mandarmi i dati vendite dell’ultimo trimestre?”; “Vorremmo averti come relatore al convegno di giugno sul web marketing”; “Mi aiutate a organizzare la prossima GGD Romagna?”

Il messaggio

Evitate di scrivere email che abbiano più di un obiettivo: se dovete mandare dei dati e anche prendere accordi per un appuntamento, scrivete due messaggi diversi, diminuendo la probabilità che il vostro interlocutore vi risponda di fretta sul primo punto senza accorgersi del secondo (capita più spesso di quanto si possa immaginare…).

Se scrivete a qualcuno che non vi conosce bene, date qualche riferimento che lo aiuti a capire chi siete e a che titolo lo contattate: “Ci siamo conosciuti al seminario TalDeiTali; le scrivo perché, vista la sua esperienza nel settore XY, mi piacerebbe coinvolgerla in un progetto a cui sto lavorando”.

Allegati

Vagliate con attenzione critica la necessità di ogni singolo allegato. Se state per allegare un documento Word di mezza facciata, quasi sicuramente fareste meglio a copincollarne il contenuto dentro il messaggio stesso: verrà letto subito e rischierà un po’ meno di essere bloccato da filtro antispam.
Non mandate mai allegati pesanti a persone che non ve li abbiano chiesti espressamente, soprattutto se non vi conoscono direttamente, a meno che il vostro obiettivo non sia quello di farvi odiare a prima vista.

Chiusura e firma

Al termine dell’email è quasi sempre oppurtuna e utile una last call to action che richiami il motivo del messaggio: “Mi auguro che voglia essere dei nostri, e se è così mi confermi la cosa chiamandomi o scrivendomi (trova sotto i miei recapiti)”; “Come ti scrivevo sopra, vorrei concludere il lavoro la settimana prossima, quindi ti chiedo di fare il possibile per mandarmi quei
dati entro martedì”; “Può mandarmi la scheda per email, e se ha bisogno di chiarimenti mi chiami pure in ufficio”.

La firma deve contenere gli elementi utili per sapere chi siete e come contattarvi, e cioè tutto quel che serve (e ben poco altro: i messaggi con due righe di testo e quaranta fra firma e disclaimer legale sono piuttosto ridicoli).

Less is more

E infine: se volete che le vostre email funzionino, scrivetene di meno.
Se qualcuno vi scrive cinque volte al giorno, tenderete dopo un po’ a cestinarlo automaticamente nella cartella “logorroici”; chi invece scrive una volta alla settimana, o una al mese, gode di un’attenzione ben più alta.
Social network, chat, Skype, SMS, Intranet, Yammer sono tutti strumenti che possono aiutarvi a gestire le microcomunicazioni che “fanno andare avanti le cose”, senza intasare le caselle di posta.
A differenza della vecchia posta di carta, l’email costa apparentemente poco a chi scrive ma viene pagata da chi legge con la moneta del tempo e dell’attenzione, oggi sempre più scarsa e preziosa: chiedetela quando serve davvero!

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